Opdatering af nyhed den 19.12.23: Der er tilføjet et afsnit til nyheden - 'Søg om studiematerialer fra Nota med automatisk tildeling'.
Har du haft problemer med at oprette genbestillinger? Så skal du læse denne guide grundigt igennem. Du skal herefter prøve at genbestille igen. Det gælder også, selv om du har oprettet nye ansøgninger om støtten.
Når du genbestiller støtte, får elever og studerende en bevilling med det samme og springer sagsbehandlingstiden over.
Anvend oversigten 'Genbestillingsmuligheder'
Når du vil genbestille støtte til en elev eller studerende, foregår genbestillingen altid ud fra den ansøgning, hvor støtten oprindeligt blev sat op til genbestilling.
Vi har i en tidligere nyhed den 7. december oplyst, hvordan du via oversigten 'Genbestillingsmuligheder' hurtigt finder frem til de ansøgninger, som du kan genbestille ud fra.
Læs nyheden om, hvordan du finder ansøgninger med mulighed for genbestilling (spsu.dk)
Når du har fundet en ansøgning via oversigten 'Genbestillingsmuligheder', kan du være sikker på, at du bør kunne genbestille støtte fra denne ansøgning. Du skal ikke lade dig snyde af, at støtteslutdatoen på ansøgningen ikke dækker næste halvår, men for eksempel er angivet til 31. december 2023.
Hvis du ikke kan genbestille støtte ud fra ansøgningen, kan dette skyldes forskellige årsager:
Uddannelsesforløbet slutter den 30. juni 2024
Vi har i en tidligere nyhed den 6. december oplyst, at det ikke er muligt at genbestille støtte til foråret 2024, hvis eleven eller den studerende afslutter uddannelsen den 30. juni 2024. Dette skyldes en datofejl. Vi forventer, at fejlen er rettet i SPSA senest mandag den 18. december. Du kan herefter oprette genbestillingen.
Uddannelsesforløbet slutter før sidste dag i halvåret
Hvis eleven eller den studerendes uddannelsesforløb slutter før den sidste dato i det halvår, som du forsøger at genbestille til, får du denne fejlmeddelelse: ’Støtteslutdatoen må ikke overstige uddannelsesslutdatoen’.
Hvis eleven eller den studerende fortsætter på uddannelsen, kan du forlænge uddannelsesforløbet. Herefter kan du oprette en genbestilling for det aktuelle halvår.
Læs vejledningen til, hvordan du ændrer slutdatoen på et uddannelsesforløb (spsu.dk)
Hvis eleven eller den studerende afslutter sin uddannelse i løbet af halvåret, kan du på nuværende tidspunkt ikke oprette en genbestilling. I dette tilfælde må du oprette en ny ansøgning og søge om støtte til de sidste måneder af uddannelsen.
Vi arbejder på at tilrette SPSA, så det bliver muligt at genbestille støtte, selv om uddannelsen slutter før den sidste dag i halvåret.
Status skal være 'Leveret' eller 'I gang'
Du kan først genbestille støtte, når støtten på den oprindelige ansøgning har status ”Leveret”. Du skal derfor kontrollere, at støtten er sat til ”Leveret”, før du forsøger at genbestille. Fra mandag den 18. december vil det også være muligt at genbestille, hvis status for bestillingen er ”I gang”.
Søg om studiematerialer fra Nota med automatisk tildeling
Hvis eleven eller den studerende har fået bevilget studiematerialer fra Nota i forbindelse med automatisk tildeling af IntoWords, er det ikke muligt at genbestille studiematerialer.
Du kan søge om studiematerialer fra Nota med automatisk tildeling. Så får eleven eller den studerende en bevilling med det samme. Du skal oprette en ansøgning og vælge den produktpakke, som kun indeholder studiematerialer fra Nota.
Øvrige fejlkilder
Hvis du har fundet en ansøgning frem via oversigten 'Genbestillingsmuligheder', og du får en fejlmeddelelse, som ikke skyldes én af ovenstående problemstillinger, skal du oprette en skriftlig supportsag. Du skal ikke oprette en ny ansøgning.
Du opretter en skriftlig supportsag ved STIL. Det er vigtigt, at din henvendelse indeholder SPS-ID, ansøgnings-ID og et screen dump fra SPSA. Du vil herefter modtage svar hurtigst muligt.
Her kan du oprette en skriftlig supportsag vedr. SPSA (jira.stil.dk)
Hvad gør jeg, hvis jeg allerede har oprettet en ny ansøgning?
Det kan ske, at du allerede har oprettet en ny ansøgning om støtte, som du nu har fundet ud af, at du kan genbestille. I dette tilfælde skal du blot oprette genbestillingen. Når vi i STUK behandler ansøgningen, vil den blive annulleret med den begrundelse, at støtten allerede er bevilget.
Hvad skal jeg gøre, når jeg opretter ansøgninger om støtte, som jeg gerne vil kunne genbestille?
Når du opretter en ansøgning, skal du ikke tage stilling til genbestilling. Du skal som udgangspunkt angive støtteperioden til det pågældende halvår. Vi tager i vores sagsbehandling af ansøgningen stilling til, om støtten skal kunne genbestilles fremadrettet.
Når vi sætter støtte op til genbestilling, fremgår det af afgørelsen. I afgørelsesbrevet, som er sendt til eleven eller den studerende, fremgår det, hvor længe det vil være muligt for dig at genbestille støtte til eleven eller den studerende.
Vi vil hurtigst muligt opdatere vejledningen til genbestilling i SPSA.