Det er SPS-enheden, der opretter tolkeopgaverne i Tolkeportalen og administrerer tolkeopgaverne.
Når tolkebistanden er bevilget i SPSA, taster styrelsen tolkeopgaven i Tolkeportalen.
Tolkeopgaven bliver sendt til den leverandør, som eleven eller den studerende har valgt. Tolkeleverandøren vælges for hele uddannelsesperioden.
Hvis den valgte leverandør ikke kan tage opgaven, går den videre til hovedleverandøren. Hvis hverken hovedleverandøren eller den valgte leverandør kan tage opgaven, bliver tolkeopgaven sendt ud til alle tolkeleverandører.
Kontaktperson i Tolkeportalen
Uddannelsesstedet har en kontaktperson, der er oprettet som bruger i Tolkeportalen, med en mailadresse. Det er denne mailadresse informationen sendes til.
Hvis du er kontaktperson og ikke modtager mails, eller hvis du har glemt din kode til Tolkeportalen, skal du kontakte styrelsen på sps@stukuvm.dk.
Besked om tolkning
Når leverandøren er fundet, får uddannelsesstedet en mail om, at der er fundet en leverandør til tolkeopgaven. Oplysningen om leverandøren kan ses i Tolkeportalen.
Administration og fakturering
Det er tolkeleverandøren, der administrerer tolkeopgaverne i Tolkeportalen, hvor tolkningerne for undervisningen bliver oprettet, afsluttet og afregnet.
I Tolkeportalen danner leverandøren et fakturabilag, når leverandøren skal sende faktura på tolkning til uddannelsesstedet. Fakturabilaget fra Tolkeportalen sendes sammen med fakturaen, som et bilag.
Uddannelsesstedet kan afstemme de fakturaer, der er modtaget fra tolkeleverandøren i Tolkeportalen, ved at se på, om fakturaen stemmer overens med fakturabilaget for elevens eller den studerendes tolkninger under ’oplysninger om tolkninger’. Det er vigtigt, at uddannelsesstedet kontrollerer, at faktura og fakturabilag stemmer overens.
I fakturabilaget er der en oversigt over gennemførte og for sent aflyste tolketimer, som tolkeleverandøren fakturerer for. Uddannelsesstedet har ansvar for at kontrollere, at fakturabilaget stemmer overens med skemaet og tolkebehovet for eleven eller den studerende.
Afslutning af tolketimer, der er aflyst for sent
Tolkeopgaver skal aflyses senest fem hverdage, inden opgaven finder sted. Når tolkeleverandørerne skal afslutte en opgave i Tolkeportalen, som er aflyst for sent, skal tolkeleverandøren registrere årsagen til den for sene aflysning.
Tolkeleverandøren kan registre følgende årsager til aflysningen, hvis:
- eleven eller den studerende har aflyst på forhånd
- eleven eller den studerende mødte ikke frem
- gruppearbejde aflysning
- undervisning eller aktiviteten blev aflyst
- årsag ikke oplyst
Når en tolkeopgave bliver aflyst for sent, og tolkeleverandøren ikke får en anden opgave i stedet, kan tolkeleverandøren fakturere for opgaven.